プロジェクト管理ツールは、無料ツールもありいろいろな機能がそろっています。そのサービスは、企業内のさまざまな場面で活用されています。
代表的な機能が、進捗管理です。プロジェクトにまつわる全てのタスク情報の進捗情報やマイルストーンまで、ガントチャートという手法でひと目で確認できます。

次によく使う機能は、タスク管理です。この機能では参画しているメンバーの誰がどのようなタスクをしているのかを、リアルタイムで把握できる機能です。
この機能では、忙しいメンバーと、手の空いているメンバーを瞬時に判断できるのがメリットです。新規にプロジェクトを立ち上げるために、現在負担が軽いメンバーを探すのにとても役立ちます。作業にかかる予測時間などを算出することも可能です。
プロジェクト管理ツールには、利用者同士でのコミュニケーションやデータの共有をサポートする機能もあります。特に、ファイル共有機能では、メンバー同士のファイルの受け渡しが円滑になります。また、情報共有もしやすくなるのもメリットです。

掲示板やフォーラムなどの機能がついたプロジェクト管理ツールもあり、メンバー間でのコミュニケーションを円滑にしてくれます。特に、小規模な会議や打ち合わせなどは、プロジェクト管理ツールのチャット機能を利用してデスク上で行えます。
プロジェクト管理ツールの中には、メンバーが入力したデータを自動で集計と分析をする機能がある場合もあります。データ処理の自動化により、労働力が削減し人手不足の解消につながります。